Interne Meldestelle nach dem HinSchG

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht vor, dass Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten müssen, an die sich hinweisgebende Personen wenden können, die einen Verstoß melden oder offenlegen möchten.

Durch das HinSchG wird, mit erheblicher Verspätung, die sog. Whistleblower-Richtlinie der EU (Richtlinie (EU) 2019/1937) in deutsches Recht umgesetzt. Am 12.05.2023 stimmte der Bundesrat nach Beteiligung des Vermittlungsausschusses dem Einigungsvorschlag des Bundesrates zu. Das HinSchG wurde am 02.06.2023 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und ist am 02.07.2023 in Kraft getreten. Der Gesetzestext ist hier abrufbar.

Ziel des Gesetzes ist es, hinweisgebende Personen vor Repressalien zu schützen und für Rechtsicherheit bei der Meldung bzw. Offenlegung von Informationen über Verstöße zu sorgen. Verstöße „sind Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit“, die entweder rechtswidrig sind oder den Regelungen in den in § 2 genannten Vorschriften und Rechtsgebieten zuwiderlaufen. Der effektive Schutz von Hinweisgebenden ist zentral für die erfolgreiche Prävention sowie für die Aufdeckung von Verstößen und Fehlverhalten in einer Organisation. 

Beschäftigungsgeber müssen bestimmte Meldekanäle einrichten, über die die Mitteilungen erfolgen können. So sind Meldekanäle für Meldungen in mündlicher Form oder in Textform vorzuhalten. Die Abgabe anonymer Meldungen sollte hierbei ermöglicht werden.  Die betroffenen Organisationen sind jedoch nicht zur Einrichtung anonymer Meldekanäle verpflichtet. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person muss zudem eine persönliche Zusammenkunft zwecks Meldung mit der zuständigen Person der internen Meldestelle möglich sein.

Um die Meldungen zu bearbeiten, sollten die zuständigen Personen die notwendige Fachkunde besitzen, da geprüft werden muss, ob die Meldung in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt und welche Folgemaßnahmen zu ergreifen sind.

Betrieb einer internen Meldestelle: Was ist zu tun?

Durch eine Meldung bzw. Offenlegung wird ein Prozess in Gang gesetzt, der klare Regeln und Zuständigkeiten erfordert. Die hinweisgebende Person hat das Recht auf eine Eingangsbestätigung, auf das Protokoll zur Meldung sowie auf einen Bericht über die ergriffenen oder geplanten Folgemaßnahmen. Jede Meldung ist zu dokumentieren, für drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens aufzubewahren und dann zu löschen. In Einzelfällen kann es aber auch geboten sein, die Dokumentation länger aufzubewahren, sofern dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Die interne Meldestelle kann so gestaltet sein, dass sie nicht nur den eigenen Beschäftigten und überlassenen Leiharbeiter*innen zur Verfügung steht, sondern auch Dritten, die im Rahmen mit ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber Kontakt haben. 

Es ist sinnvoll, die Meldestelle der Compliance-Abteilung zuzuordnen und in das Compliance-Managementsystem (CMS) zu integrieren. Da mit der Einrichtung dieser Stelle ein nicht unerheblicher organisatorischer und personeller Aufwand einhergeht, gab es eine Übergangsregelung für mittelständische Unternehmen: Private Arbeitgeber, die zwischen 50 und 249 Mitarbeitende beschäftigen, hatten für die Einrichtung einer internen Meldestelle bis zum 17. Dezember 2023 Zeit.

Unternehmen mit 250 Beschäftigten und mehr müssen die Vorgaben unverzüglich mit Inkrafttreten des Gesetzes, zum 02.07.2023 umsetzen. Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnerinnen und Einwohnern trifft diese Umsetzungspflicht ebenfalls, vorbehaltlich landesrechtlicher Regelungen.

Wichtig: Unternehmen aus dem Finanzsektor müssen unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten sofort nach Inkrafttreten des Gesetzes eine interne Meldestelle einrichten. Gleiches gilt für bestimmte Beschäftigungsgeber, die unter den § 1 Abs. 1 VAG fallen.

So können wir Sie unterstützen:

Die interne Meldestelle kann entweder durch den Beschäftigungsgeber oder durch einen externen Dritten betrieben werden. Wir stehen Ihnen in beiden Fällen zur Seite! Bei der Einrichtung einer internen Meldestelle beraten wir Sie gerne und übernehmen auf Wunsch auch die Stellung als Ombudsperson für Sie.

Als Ombudsperson sind wir die direkte Anlaufstelle für alle Hinweise und Meldungen zu tatsächlichen, vermuteten, möglichen oder befürchteten Verstößen und übernehmen insbesondere die folgenden Tätigkeiten:

  • Wir richten gemeinsam mit Ihnen die vorgeschriebenen Meldekanäle ein.
  • Wir prüfen die Hinweise (erste Schlüssigkeitsprüfung, sachlicher Anwendungsbereich) und leiten unsere Einschätzung hinsichtlich des erforderlichen Reaktions- und Ermittlungsbedarfs an Sie weiter.
  • Wir übernehmen die fristgerechte Kommunikation mit der hinweisgebenden Person (Eingangsbestätigung, Protokoll, Bericht) und stehen für eine persönliche Zusammenkunft zwecks Meldung zur Verfügung.
  • Wir informieren Sie zudem über Änderungen in der Rechtslage, klären Fragen zur Optimierung des Meldesystems und geben Ihnen eine Auswertung zu den Meldungen.

Ihre Ansprechpartner

Für ein unverbindliches Angebot nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf! 

Dominik Bleckmann

Dominik Bleckmann, Volljurist

Prokurist | Leiter Compliance

E-Mail: dbleckmann@re-move-this.datenschutz-nord.de

Telefon: +49 421 69 66 32-349

Markus Schönmann

Markus Schönmann, Volljurist

Leiter Compliance | Senior Berater Datenschutz

E-Mail: mschoenmann@re-move-this.datenschutz-sued.de

Telefon: +49 931 30 49 76-24

Falko Klages

Falko Klages, Volljurist

Senior Berater Datenschutz | Berater Compliance

E-Mail: fklages@re-move-this.datenschutz-nord.de

Telefon: +49 421 69 66 32-329

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Hinweisgeberschutz & HinSchG

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