Datenschutzhinweise für Mitarbeitende gemäß LGPD richtig gestalten

Die FIRST PRIVACY unterstützt Unternehmen bei der Erstellung von Datenschutzhinweisen, um die gesetzlichen Anforderungen des brasilianischen Datenschutzgesetzes (LGPD) zu erfüllen. Nach dem LGPD sind Unternehmen verpflichtet, betroffenen Personen transparente Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten bereitzustellen. Dazu müssen Datenschutzhinweise sorgfältig erstellt und den Betroffenen zugänglich gemacht werden – sei es für Mitarbeitende, Verbraucher*innen, Kund*innen oder Website-Nutzende.

Datenschutzhinweise im Beschäftigungsverhältnis: Die richtige Vorgehensweise für Mitarbeitende

Im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses sollten Mitarbeitende unmittelbar nach Eintritt in das Unternehmen einen Datenschutzhinweis erhalten. Dieses Dokument muss mindestens folgende Punkte enthalten:

• Identifikation des Verantwortlichen (Arbeitgebers) einschließlich Kontaktdaten.
   
• Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten: Beschreibung der Verarbeitung, konkrete Zwecke, Dauer der Verarbeitung sowie mögliche Übermittlungen personenbezogener Daten ins Ausland.
   
• Verantwortlichkeiten der Unternehmen, die die Verarbeitung durchführen.
   
• Informationen zur gemeinsamen Datennutzung durch den Verantwortlichen und deren Zwecke sowie zu den spezifischen Situationen, in denen personenbezogene Daten von Mitarbeitenden an externe Stellen weitergegeben werden (z. B. rechtliche Anfragen, Ermittlungen oder zur Nutzung von Drittanbieter-Diensten).
   
• Datenschutzrechte der Betroffenen.

Aus Transparenzgründen sollte auch eine Liste der verarbeiteten Datenkategorien enthalten sein. Dabei ist zu beachten, dass Arbeitgeber zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach brasilianischem Arbeitsrecht wichtige personenbezogene Informationen erheben und verarbeiten dürfen – etwa Angaben zur Familie (Anzahl der Kinder oder Familienstand, um Zugang zu bestimmten Boni oder Leistungen zu ermöglichen) oder Daten, die unter die Definition sensibler personenbezogener Daten nach LGPD fallen (z. B. Gesundheitsdaten im Zusammenhang mit Krankmeldungen oder der Verwaltung von Krankenversicherungen).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitenden erfolgt auf Basis klarer Rechtsgrundlagen. Diese können die Erfüllung des Arbeitsvertrags, die Einhaltung gesetzlicher Pflichten, das berechtigte Interesse des Arbeitgebers oder die Einwilligung der Mitarbeitenden sein. Letztere sollte aufgrund des Machtgefälles zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden besonders sorgfältig geprüft werden.

Letztlich ist es entscheidend, dass die Informationen im Datenschutzhinweis transparent, klar und eindeutig bereitgestellt werden – ohne irreführende oder missbräuchliche Inhalte.