Externer Compliance-Beauftragter

An dem Thema Compliance kommt heute keine Organisation mehr vorbei. Wir unterstützen Sie dabei, die wichtigen Themen der Compliance innerhalb Ihrer Organisation richtig umzusetzen.

Als externer Compliance-Beauftragter stellen wir sicher, dass alle gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien eingehalten werden. Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen.

Welche Aufgaben hat ein Compliance-Beauftragter?

Die Aufgaben eines Beauftragten für Compliance sind vielfältig und reichen von der Dokumentation, der Kontrolle und Überwachung von Prozessen bis hin zur Risikoanalyse.Um die Aufgaben erfolgreich bewältigen zu können, braucht es zum einen meist interdisziplinäres Wissen, in jedem Fall aber juristisches Fachwissen, und zum anderen sind auch eine Reihe von Softskills erforderlich. Die Aufgabenbereiche (dunkelblau) und die Fähigkeiten (hellgrau) sehen Sie in dieser Abbildung.

 

Diese Vielzahl an Aufgaben kann in die folgenden fünf Aufgabenbereiche unterteilt werden:

Blaues Outline-Icon mit einem Auge.

Überwachung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Als externer Compliance-Beauftragte überprüfen wir regelmäßig die Geschäftspraktiken des Unternehmens, um sicherzustellen, dass diese im Einklang mit den geltenden Gesetzen stehen.

Blaues Outline-Icon mit einem Warndreieck und einer Person am Laptop davor.

Risikobewertung und -management: Zu den Aufgaben als externer Compliance-Beauftragte gehört es auch, potenzielle Risiken für das Unternehmen zu identifizieren und Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken zu entwickeln.

Blaues Outline-Icon mit Personen.

Schulung und Sensibilisierung: In unserer Funktion als externer Compliancebeauftragte bieten wir Schulungen für Ihre Mitarbeitenden an, um sie über relevante Gesetze und Richtlinien zu informieren und ihr Bewusstsein für Compliance-Fragen zu schärfen.

Blaues Outline-Icon mit einem Dokument und einem Wappen mit Häkchen davor.

Berichterstattung: Als Ihr externer Compliance-Beauftragter erstellen wir regelmäßige Berichte über die Compliance-Aktivitäten Ihres Unternehmens und präsentiert diese dem Management.

Blaues Outline-Icon mit einem Dokument und einer Lupe davor.

Untersuchung bei Verstößen: Im Falle von Verstößen gegen Gesetze oder interne Richtlinien führen wir als Compliance-Beauftragte Untersuchungen durch und entwickelt Maßnahmen zur Behebung der Probleme.

Wenn Sie uns als externen Compliance-Beauftragten beauftragen, führen wir in einem ersten Schritt eine Risikoanalyse (Risk-Assessment) durch, bei der wir die branchen- und unternehmensspezifischen Risiken mit Ihnen analysieren um dann Haftungsrisiken sowie bestandsgefährdende Risiken zu priorisieren. Hierbei werden auch die bestehenden Maßnahmen zur Risikominderung bewertet und die Verbesserung noch nicht ausreichender bzw. die Implementierung notwendiger, aber noch fehlender Maßnahmen geplant.

Compliance-Managementsystem

Als Ihr externer Compliance-Beauftragter bauen wir gemeinsam mit Ihnen ein Compliance-Managementsystem auf bzw. passen ihr bestehendes System an. Dabei orientieren wir uns an der ISO 37301.

Das Compliance-Managementsystem (CMS) setzt sich auf den Compliance-Regelwerken, der Compliance-Organisation und dem Compliance-Programm zusammen.

Die Compliance-Regelwerke bestehen aus den für das jeweilige Unternehmen geltenden Gesetzen und Verordnungen, aber auch aus den internen Regeln, wie dem Code of Conduct oder einer Ethik-Richtlinie, wie auch den bestehenden Betriebsvereinbarungen, sowie vertraglichen Verpflichtungen, wie den eingegangenen Verschwiegenheitserklärungen u. a.

Die Compliance-Organisation besteht aus der Führungs- und Managementebene, der mittleren Führung und Fachleuten bzw. Positionen, wie dem Compliance-Beauftragten, dem Datenschutzbeauftragten, dem Informationssicherheits-Beauftragten, dem Sustainability-Officer, dem Menschenrechtsbeauftragten, der Ombudsstelle nach dem HinSchG, der Fachkraft für Arbeitssicherheit u. a.

Mit dem Compliance-Programm wird geregelt, wie die Verpflichtungen der Mitarbeitenden (z. B. zum Thema Datenschutz und Geschäftsgeheimnis) erfolgen, Pflicht- und Regelschulungen sichergestellt werden und Prüfungen, Audits und Untersuchungsmaßnahmen stattzufinden haben.

Wenn wir mit Ihnen gemeinsam ein Compliance-Managementsystem aufbauen, werden wir ein auf Sie zugeschnittenes Compliance-Programm etablieren, das aus einem Gesamtschulungskonzept, einem Audit- und Prüfplan sowie regelmäßigen Risk Assessments besteht.

Dabei gehen wir nach dem internationalen Standard ISO 37301 einschließlich dem PDAC-Zyklus vor (Plan, Do, Act, Check). Auch unterstützen wir Sie beim Aufbau eines internen Kontrollsystems (IKS), das sowohl ergebnis- als auch eingabebasiert wirken soll.

Wir führen regelmäßige Risk-Assessments zur Bewertung der Compliance-Risiken durch, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und angemessene Maßnahmen zur Risikominimierung vorschlagen zu können. Darüber hinaus etablieren wir gerne eine Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), dem Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) und dem Geldwäschegesetz (GWG). 

Es ist wichtig, klare Richtlinien und Verfahren für die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften festzulegen und sicherzustellen, dass diese von allen Mitarbeitenden verstanden und befolgt werden. Hierbei unterstützen wir Sie ebenso wie bei der Schulung und Sensibilisierung Ihrer Mitarbeitenden. 

Wir führen regelmäßige Audits und Prüfungen durch um sicherzustellen, dass die Compliance-Vorschriften implementiert sind und eingehalten werden, sodass Verstöße frühzeitig erkannt und behoben werden.

Berichterstattung und Dokumentation: Die ISO 37301 legt Wert auf eine transparente Berichterstattung über Compliance-Aktivitäten sowie auf die Dokumentation aller relevanten Prozesse und Entscheidungen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Mit uns an Ihrer Seite wird auch dies ein Leichtes.


Compliance-Kultur

Neben den drei Säulen (Compliance-Regelwerke, Compliance-Organisation und Compliance-Programm) des Compliance-Managementsystems darf die allgemeine Compliance-Kultur nicht außer Acht gelassen werden. Ohne eine Compliance-Kultur sind alle Bemühungen im Bereich Compliance zum Scheitern verurteilt.

Die gesamte Compliance-Organisation ist gemeinsam dafür verantwortlich, eine Compliance-Kultur zu schaffen und zu etablieren. Wir unterstützen Sie bei der Entwicklung einer Compliance-Kultur in Ihrer Organisation.

Dabei ist es wichtig, die folgenden Punkte im Blick zu haben: 

Die oberste Führungsebene muss sich aktiv für Compliance einsetzen und die klare Botschaft senden, dass die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien oberste Priorität hat – Compliance als Thema der Geschäftsführung.

Etablierung eines Compliance-Boards in den vorhandenen Geschäfts- bzw. Fachbereichen. In diesem Compliance-Board kommen die Fachleute zusammen, um Compliance-Bedarfe festzustellen und die erforderlichen Maßnahmen zu planen.

Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden sich der Bedeutung von Compliance bewusst sind und regelmäßig geschult werden, um sicherzustellen, dass die relevanten Vorschriften verstanden und eingehalten werden.

Eine offene Kommunikation innerhalb der Organisation fördert das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Compliance-Programm und ermöglicht es, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Hierzu gehört auch die Funktion der Ombudsstelle, bei der Mitarbeitende die Möglichkeit haben, Meldungen zu Verstößen und Fehlverhalten abzugeben, ohne rechtliche Nachteile befürchten zu müssen.


Ihre Ansprechpartner

Gerne übernehmen wir die Rolle des externen Compliance-Beauftragten für Sie. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren ein Beratungsgespräch.

Dominik Bleckmann

Dominik Bleckmann, Volljurist

Prokurist | Leiter Compliance

E-Mail: dbleckmann@re-move-this.datenschutz-nord.de

Telefon: +49 421 69 66 32-349

Markus Schönmann

Markus Schönmann, Volljurist

Leiter Compliance | Senior Berater Datenschutz

E-Mail: mschoenmann@re-move-this.datenschutz-sued.de

Telefon: +49 931 30 49 76-24

Falko Klages

Falko Klages, Volljurist

Senior Berater Datenschutz | Berater Compliance

E-Mail: fklages@re-move-this.datenschutz-nord.de

Telefon: +49 421 69 66 32-329