Externer Compliance-Beauftragter

Die Compliance-Regelwerke bestehen aus den für das jeweilige Unternehmen geltenden Gesetzen und Verordnungen, aber auch aus den internen Regeln, wie dem Code of Conduct oder einer Ethik-Richtlinie, wie auch den bestehenden Betriebsvereinbarungen, sowie vertraglichen Verpflichtungen, wie den eingegangenen Verschwiegenheitserklärungen u. a.

Die Compliance-Organisation besteht aus der Führungs- und Managementebene, der mittleren Führung und Fachleuten bzw. Positionen, wie dem Compliance-Beauftragten, dem Datenschutzbeauftragten, dem Informationssicherheits-Beauftragten, dem Sustainability-Officer, dem Menschenrechtsbeauftragten, der Ombudsstelle nach dem HinSchG, der Fachkraft für Arbeitssicherheit u. a.

Mit dem Compliance-Programm wird geregelt, wie die Verpflichtungen der Mitarbeitenden (z. B. zum Thema Datenschutz und Geschäftsgeheimnis) erfolgen, Pflicht- und Regelschulungen sichergestellt werden und Prüfungen, Audits und Untersuchungsmaßnahmen stattzufinden haben.

Wenn wir mit Ihnen gemeinsam ein Compliance-Managementsystem aufbauen, werden wir ein auf Sie zugeschnittenes Compliance-Programm etablieren, das aus einem Gesamtschulungskonzept, einem Audit- und Prüfplan sowie regelmäßigen Risk Assessments besteht.

Dabei gehen wir nach dem internationalen Standard ISO 37301 einschließlich dem PDAC-Zyklus vor (Plan, Do, Act, Check). Auch unterstützen wir Sie beim Aufbau eines internen Kontrollsystems (IKS), das sowohl ergebnis- als auch eingabebasiert wirken soll.

Wir führen regelmäßige Risk-Assessments zur Bewertung der Compliance-Risiken durch, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und angemessene Maßnahmen zur Risikominimierung vorschlagen zu können. Darüber hinaus etablieren wir gerne eine Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), dem Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) und dem Geldwäschegesetz (GWG). 

Es ist wichtig, klare Richtlinien und Verfahren für die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften festzulegen und sicherzustellen, dass diese von allen Mitarbeitenden verstanden und befolgt werden. Hierbei unterstützen wir Sie ebenso wie bei der Schulung und Sensibilisierung Ihrer Mitarbeitenden. 

Wir führen regelmäßige Audits und Prüfungen durch um sicherzustellen, dass die Compliance-Vorschriften implementiert sind und eingehalten werden, sodass Verstöße frühzeitig erkannt und behoben werden.

Berichterstattung und Dokumentation: Die ISO 37301 legt Wert auf eine transparente Berichterstattung über Compliance-Aktivitäten sowie auf die Dokumentation aller relevanten Prozesse und Entscheidungen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Mit uns an Ihrer Seite wird auch dies ein Leichtes.

Die oberste Führungsebene muss sich aktiv für Compliance einsetzen und die klare Botschaft senden, dass die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien oberste Priorität hat – Compliance als Thema der Geschäftsführung.

Etablierung eines Compliance-Boards in den vorhandenen Geschäfts- bzw. Fachbereichen. In diesem Compliance-Board kommen die Fachleute zusammen, um Compliance-Bedarfe festzustellen und die erforderlichen Maßnahmen zu planen.

Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden sich der Bedeutung von Compliance bewusst sind und regelmäßig geschult werden, um sicherzustellen, dass die relevanten Vorschriften verstanden und eingehalten werden.

Eine offene Kommunikation innerhalb der Organisation fördert das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Compliance-Programm und ermöglicht es, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Hierzu gehört auch die Funktion der Ombudsstelle, bei der Mitarbeitende die Möglichkeit haben, Meldungen zu Verstößen und Fehlverhalten abzugeben, ohne rechtliche Nachteile befürchten zu müssen.