Ein wichtiger Punkt des neuen Datenschutzrechts ist die Stärkung der Rechte von Personen, deren Daten verarbeitet werden.
Diese sollen vor allem die Möglichkeit haben, sich darüber zu informieren, welche ihrer Daten von der Pfarrei gespeichert wurden. Es kann daher sein, dass jemand eine Auskunftsanfrage an die Pfarrei richtet. Sofern Daten des Anfragenden von der Pfarrei nicht oder nicht mehr gespeichert bzw. genutzt werden dürfen, kann auch von ihr verlangt werden, dass diese Daten gelöscht werden.
Was ist in diesen Fällen zu tun?
Auskunftsersuchen muss die Pfarrei zügig – spätestens aber innerhalb eines Monats – beantworten. Diese Auskünfte sind kostenfrei zu erteilen. Wird auch eine Löschung der Daten verlangt, muss auch die Löschung innerhalb der Monatsfrist erfolgen.
Schritt 1: Prüfung der Personenidentität
Sofern jemand von der Pfarrei Auskunft verlangt, müssen Sie zunächst klären, ob diese Person auch tatsächlich das Recht auf eine Auskunft hat – also ob es sich bei der anfragenden Person auch tatsächlich um die Person handelt, über die Auskunft erteilt werden soll.
So ist eine Identitätsprüfung möglich: Sie können die anfragende Person bitten, persönlich im Pfarrbüro zu erscheinen und sich ggf. auszuweisen. Das Antwortschreiben kann auch per Post an eine Ihnen bekannte Postanschrift (z. B. aus e-mip) übermittelt werden, um sicherzustellen, dass die richtige Person diese Information erhält. Schließlich können Sie auch um Zusendung einer (entsprechend geschwärzten) Kopie des Personalausweises der anfragenden Person bitten, um die Legitimität des Auskunftsanspruchs zu prüfen.
Schritt 2: Beantwortung des Auskunftsersuchens
Bitte erteilen Sie keine telefonischen Auskünfte! Denn eine Feststellung der Identität des Anrufenden ist nicht zweifelsfrei möglich – und auch die angezeigte Rufnummer muss nicht stimmen. Wir unterstützen Sie gerne bei der Bearbeitung solcher Anfragen.
Für das Antwortschreiben gilt Folgendes: Erfolgt die Anfrage per E-Mail, sollte die Antwort auch per E-Mail erfolgen. Die Auskunft zu den Daten ist der E-Mail in einem verschlüsselten Anhang beizufügen, um Datenpannen durch unsichere Übermittlungen zu vermeiden. In allen anderen Fällen erfolgt die Auskunft auf dem Postweg.
Für die Fälle, in denen jemand gegenüber der Pfarrei sein Auskunftsrecht geltend macht, haben wir schon ein Musterschreiben für Sie erstellt. Es umfasst auch eine Tabelle für die Auflistung der Daten sowie eine Datenschutz-Information nach § 15 KDG: