Die Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses, unabhängig davon, ob sie durch den Beschäftigten oder den Arbeitgeber erfolgt, stellt stets eine organisatorische Veränderung dar, die aufgefangen werden muss. Für die verbleibenden Kolleginnen und Kollegen ist es wichtig, frühzeitig zu wissen, wer das Unternehmen wann verlässt und wie die Aufgaben künftig verteilt werden bzw. ob und wann eine Nachbesetzung der Position vorgesehen ist.
Die Kommunikation von Kündigungsgründen erfordert dabei ein hohes Maß an Sorgfalt – insbesondere mit Blick auf arbeitsrechtliche Grenzen, den Schutz persönlicher Daten sowie das Vertrauen innerhalb der Organisation.
Der folgende Beitrag beleuchtet, was bei der Kommunikation von Kündigungsgründen zu beachten ist. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI) Baden-Württemberg hat sich in seinem Tätigkeitsbericht für 2025 mit der Bekanntgabe von Kündigungsgründen gegenüber der Belegschaft geäußert, worauf in diesem Beitrag abgestellt wird.
Datenschutz gilt auch für mündliche Aussagen
Der LfDI Baden-Württemberg stellt klar, dass mündliche Äußerungen im Beschäftigungsverhältnis datenschutzrechtlichen Regelungen unterliegen. Das ergibt sich zwar nicht aus der DSGVO, für private Unternehmen ergibt sich dies jedoch aus § 26 Abs. 7 BDSG und für öffentliche Bereiche in Baden-Württemberg aus § 2 Abs. 4 S. 1, 2 LDSG (bitte beachten: Je nach Bundesland wäre hier die jeweilige Rechtsnorm aus dem Landesrecht zu prüfen).
Das bedeutet, dass auch eine mündliche Kommunikation von Kündigungsgründen datenschutzrechtlichen Anforderungen unterfällt. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen können hier gerade nicht dadurch unterlaufen werden, dass eine entsprechende Kommunikation von Kündigungsgründen nur „auf der Tonspur“ erfolgte.
Wahrung des Need-to-know-Prinzips
Bei der Kommunikation von Kündigungen bzw. Kündigungsgründen ist zu prüfen, für wen diese Information relevant ist. Es bietet sich daher an, initial den Empfängerkreis für die Information zur Kündigung zu bestimmen, z. B. aufgrund gemeinsam bearbeiteter Themen oder der Übernahme von Aufgaben durch verbleibende Beschäftigte. Eine Kommunikation einer Kündigung an bspw. Bereiche, für die die Kündigung keinen Einfluss hat, sollte im Umkehrschluss unterbleiben.
Es sollte daher im Einzelfall geprüft werden, wer Kenntnis der Kündigung benötigt, damit organisatorische Abläufe weiterhin gewährleistet sind.
Wahrung des Grundsatzes der Erforderlichkeit
Bei der Kommunikation von Kündigungsgründen muss stets Sorge getragen werden, dass nur die objektiv erforderlichen Daten mit dem notwendigen Personenkreis geteilt werden. Das betrifft in aller Regel die Information, dass eine beschäftigte Person das Unternehmen oder die Behörde verlässt und zu welchem Zeitpunkt dies geschieht. Die Gründe für die Kündigung sollten nicht mitgeteilt werden, da dies für die Fortführung des Betriebsablaufs regelmäßig nicht notwendig sein dürfte.
Die Kommunikation einer Kündigung sollte auch immer erst dann erfolgen, wenn eine betroffene Person entweder selbst gekündigt hat oder ihr eine arbeitgeberseitige Kündigung zugestellt wurde.
Fazit
Die Kommunikation von Kündigungsgründen stellt in der Praxis ein besonders sensibles Thema dar. Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind dabei mehrere „Fallstricke“ zu beachten. Grundsätzlich genügt es, die Belegschaft über das Ausscheiden einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters sowie den Zeitpunkt des Austritts zu informieren. Angaben zu den Hintergründen oder Gründen der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sollten regelmäßig unterbleiben. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die Information nur denjenigen Personen zur Kenntnis gelangt, die sie für ihre beruflichen Aufgaben benötigen. Weitere Ausführungen, insb. zur Kommunikation von betriebsbedingten Kündigungen, können dem o. g. Tätigkeitsbericht des LfDI Baden-Württemberg entnommen werden.
Keine Kommentare