Vertraulich bleibt vertraulich – auch vor dem Personalrat

Nicht selten werden unter Beschäftigten Umfragen durchgeführt. Teilweise geht es dabei auch um die Gesundheit am Arbeitsplatz, denn Arbeit kann psychisch krank machen. Umso wichtiger ist es für den Arbeitgeber zu erkennen, ob die Form der Arbeit zu Depressionen oder Burnouts führt. 

Aus datenschutzrechtlicher Sicht betreffen solche Umfragen besonders schutzwürdige Daten von Beschäftigten. Dementsprechend müssen Beschäftigte auf eine zugesicherte Anonymität auch wirklich vertrauen können.

Das Formular, das alles ins Rollen brachte

In einem konkreten Fall ging es um eine Beschäftigtenbefragung, die zum Ziel hatte, im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung auch psychische Belastungen bei der Arbeit zu berücksichtigen. Solch eine Beschäftigtenbefragung ließ die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin durch einen externen Sachverständigen durchführen. Der Fragebogen enthielt neben skalierten Fragen auch Freitextfelder, in denen Beschäftigte mitteilen konnten, wie ihre Arbeitssituation verbessert werden könnte. Den Teilnehmenden wurde im Rahmen der Befragung versichert, dass die Rohdaten nicht an die Dienststelle weitergegeben werden und vollständige Anonymität zugesichert. 

Der Personalrat möchte mehr Details

Der Personalrat erhielt die Auswertung der Befragung sowie eine dreiseitige Zusammenfassung der Freitextangaben. Das genügte dem Personalrat jedoch nicht. Er wollte zusätzlich sämtliche Freitextangaben, zumindest in anonymisierter Form, erhalten. Dies verweigerte jedoch die Dienststelle mit dem Hinweis auf Datenschutzbedenken. Der Personalrat wollte seine Forderung sodann vor dem Oberverwaltungsgericht (OVG) Berlin-Brandenburg durchsetzen. Das erteilte diesem Begehren in seinem Beschluss vom 20. August 2026 (Az.: OVG 60 PV 3/25) eine Absage.

Das OVG sieht Grenzen des Informationsbedarfs

Nach § 73 Abs. 1 Satz 2 des Berliner Personalvertretungsgesetzes (PersVG Berlin) sind dem Personalrat die zur Durchführung seiner Aufgaben erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Im Bereich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes wird dieses Informationsrecht durch § 77 PersVG Berlin konkretisiert – ähnliche Regelungen gibt es auch in den Personalvertretungsgesetzen der anderen Bundesländer. Der Personalrat hat deshalb grundsätzlich Anspruch darauf, über die Ergebnisse einer arbeitsschutzbezogenen Beschäftigtenbefragung informiert zu werden.

Allerdings unterscheidet das OVG zwischen Ergebnisse und Rohdaten: Die Ergebnisse einer Befragung sind die nach fachkundiger Aufbereitung gewonnenen Erkenntnisse. Die einzelnen Freitexte stellen dagegen das Ausgangsmaterial dar, aus dem diese Erkenntnisse erst gewonnen werden, so das Gericht. Einen Anspruch auf dieses Ausgangsmaterial (Rohdaten) leitete das OVG aus den personalvertretungsrechtlichen Informationsrechten nicht ab.

Hinzu kommt in diesem Fall, dass die vollständigen Freitextangaben sich gar nicht bei der Dienststelle, sondern ausschließlich beim Sachverständigen befanden. Nach Auffassung des OVG musste sich die Dienststelle diese Daten auch nicht beschaffen, nur um sie anschließend dem Personalrat zur Verfügung stellen zu können. § 13 Abs. 2 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) erlaubt es dem Arbeitgeber, zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit zu beauftragen, Aufgaben nach dem ArbSchG in eigener Verantwortung wahrzunehmen. Nach Ansicht des Gerichts kann bei einer solchen Gestaltung auch vorgesehen werden, dass die erhobenen Rohdaten beim Sachverständigen verbleiben.

Außerdem betonte das OVG den Zweck der zugesicherten Anonymität. Die Dienststelle habe das Interesse, dass Probleme angesprochen werden. Genau das soll die Vertraulichkeit der Befragung fördern. Diese Annahme der Teilnehmenden dürfe nicht nachträglich enttäuscht werden.

Echte Anonymität – gar nicht so einfach, wie es scheint

Aus datenschutzrechtlicher Sicht ergibt es Sinn, die Anonymisierung von Freitextfeldern näher zu betrachten. Auch ohne Namensnennung kann sich aus Angaben in Freitextfeldern sehr schnell doch herausfinden lassen, wer den Fragebogen ausgefüllt hat. Da reicht ein Hinweis auf das Geschlecht und die Abteilung oder ein Verweis auf ein Projekt, schon lässt sich rekonstruieren, welche Person es gewesen ist, wenn die Abteilung nicht allzu groß ist. Daher sei an dieser Stelle auf die neuen „Guidelines 02/2026 on Anonymisation“ des Europäischen Datenschutzausschusses (EDSA) verwiesen. Der EDSA nennt drei wesentliche Prüfkriterien: 

1. Personen dürfen nicht aus den Daten herausgegriffen werden können, 
2. eine Verknüpfung mit anderen Informationen darf nicht zur Identifizierung führen und 
3. aus den Daten dürfen keine individualisierenden Rückschlüsse gezogen werden können.

Fazit

Der Personalrat hat in Berlin – wie auch in den anderen Bundesländern sowie auf Bundesebene – die Aufgabe, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zugunsten der Beschäftigten zu überwachen. Dabei darf dieser auch die erforderlichen Informationen erhalten, um etwa die Einhaltung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes durch die Dienststellen überprüfen zu können. Nicht jede Information, die für einen Personalrat möglicherweise interessant oder hilfreich wäre, muss ihm aber zur Verfügung gestellt werden. Entscheidend ist, ob sie zur Durchführung einer konkreten gesetzlichen Aufgabe erforderlich ist. Das OVG hat genau dies für die einzelnen Freitext-Rohdaten verneint und damit auch die Erforderlichkeit. Die Bereitstellung ist also zum einen nicht erforderlich und zum anderen wäre sie auch datenschutzwidrig, wenn nicht sichergestellt ist, dass die Freitextfelder nur anonyme Daten enthalten.

Im Zweifel sollte bei Angaben in Freitextfeldern von pseudonymenDaten und damit von personenbeziehbaren Daten ausgegangen werden. So tappt man nicht in die Falle, dass ggf. rechtswidrig Daten an Unberechtigte weitergeleitet werden, was insbesondere bei besonders schutzwürdigen Daten, wie Angaben zu gesundheitlichen Problemen, schnell eine Datenpanne darstellt und entsprechende Meldepflichten bei den Datenschutzaufsichtsbehörden nach sich zieht.