Einwurf-Einschreiben: Ein nutzloser Klassiker

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 07.05.2026 die Revision (Az.: 2 AZR 184/25, die Veröffentlichung des Urteils steht noch aus) gegen das Urteil des Landesarbeitsgerichts (LAG) Hamburg vom 14.07.2025 (Az.: 4 SLa 26/24) zurückgewiesen und damit eine wichtige Frage entschieden: Kann die Vorlage von Einlieferungs- und Auslieferungsbelegen bei einem Einwurf-Einschreiben den Anscheinsbeweis begründen, dass ein Dokument – hier die Einladung zu einem BEM-Gespräch – zugegangen ist? Vorbehaltlich der schriftlichen Urteilsbegründung sind sich aber schon jetzt Beobachter einig, dass es mehr bedarf, um den rechtlichen Zugang eines bestimmten Dokumentes zu beweisen, als ein Einwurf-Einschreiben.

Was war geschehen?

Im vorliegenden Fall hatte ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter mit vielen krankheitsbedingten Fehlzeiten in vier aufeinanderfolgenden Jahren schließlich krankheitsbedingt gekündigt. Dieser hatte zuvor auf die Einladung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) nicht reagiert. Die ordnungsgemäße Einladung zu einem BEM-Gespräch ist Voraussetzung für eine rechtmäßige krankheitsbedingte Kündigung (wir berichteten). Im Rahmen des Kündigungsschutzverfahrens bestritt der Mitarbeiter, je eine entsprechende Einladung erhalten zu haben. Der Arbeitgeber hatte diese per Einwurf-Einschreiben verschickt. Bereits das LAG weist in seinem Urteil darauf hin, dass die Deutsche Post ihr Zustellverfahren bei Einwurf-Einschreiben digitalisiert hat. Seitdem dokumentiert der Zustellbeleg Adresse und Uhrzeit der Zustellung nicht mehr. Damit fehlt ein rechtssicherer Beweis dafür, dass das zugestellte Schreiben tatsächlich beim richtigen Empfänger ankam. Zum Beweis der Zustellung legte das beklagte Unternehmen einen Ein- und Auslieferungsbeleg vor und vernahm den Zusteller als Zeugen. Dieser konnte sich jedoch nicht mehr an den konkreten Sachverhalt erinnern. Der Arbeitgeber konnte den Zugang des Schreibens damit nicht beweisen. Die Kündigung scheiterte am fehlenden Nachweis einer ordnungsgemäßen Einladung zum BEM-Verfahren.

Was folgt daraus?

Zu klären ist, wie künftig die Zustellung wichtiger Dokumente bewiesen werden kann.

Einfache E-Mail: Gerichte erkennen an, dass eine E-Mail den Machtbereich des Absenders verlässt, sobald sie den eigenen Mailserver verlässt – der Zugang beim Empfänger ist damit jedoch noch nicht bewiesen. Ein Anscheinsbeweis für den Zugang gilt auch dann nicht, wenn der Absender die Versendung nachweisen kann (z. B. Oberlandesgericht (OLG) Rostock, Beschluss vom 03.04.2024 – Az.: 7 U 2/24). Das Gericht führt dazu aus:

„Es entspricht in der (insbesondere auch obergerichtlichen) Rechtsprechung sowie im Kommentarschrifttum nahezu einhelliger Auffassung, dass für den Zugang einer (im vorbezeichneten Sinne einfachen) E-Mail allein aufgrund des feststehenden Absendens, auch in Verbindung mit dem feststehenden Nichterhalt einer Unzustellbarkeitsnachricht auf Seiten des Absenders, kein Anscheinsbeweis streitet (…). Diese Auffassung teilt auch der Senat. Der Zugang mag unter den genannten Voraussetzungen – sofern sie ihrerseits unbestritten oder erwiesen sind und damit prozessual feststehen – ‚die Regel‘ darstellen, ist aber letztlich jedenfalls unter den gegenwärtigen technischen Bedingungen (noch) nicht in einem Maße typisch, dass die Bejahung einer prima-facie-Beweiserleichterung gerechtfertigt wäre.“

Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher: Diese Vorgehensweise gilt aus rechtlicher Sicht als besonders verlässlich. Der Gerichtsvollzieher dokumentiert die Zustellung in Form einer öffentlichen Urkunde, die ein hohes Maß an Beweissicherheit gewährleistet. Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass bei Abwesenheit des Empfängers z. B. eine Ersatzzustellung durch Hinterlegung erfolgen kann; die Zustellung wird in diesem Fall dennoch als wirksam angesehen. Es sollte aber auch beachtet werden, dass hierfür ein gewisser zeitlicher Vorlauf erforderlich ist: Der konkrete Zustellungszeitpunkt richtet sich nach den Kapazitäten des Gerichtsvollziehers. Gerade bei kurzen Fristen kann es daher zu Verzögerungen kommen.

Interner Bote: HR-Mitarbeiter können das Dokument dem Empfänger persönlich übergeben. Sie können sowohl die Übergabe als auch den korrekten Inhalt als Zeugen bestätigen. Ist die betroffene Person jedoch nicht im Unternehmen anwesend oder befindet sich an einem anderen Standort bzw. Wohnort, ist diese Möglichkeit ggf. nicht praktisch umsetzbar.

Externer Bote: Diese Möglichkeit scheidet aus, weil sie das bekannte Problem nicht rechtssicher löst. Der externe Bote müsste über den Inhalt des Dokuments informiert werden – also darüber, dass er eine Kündigung, eine Mahnung o. Ä. übergibt. Dem steht der Datenschutz entgegen, denn diese Datenübermittlung an den Boten lässt sich – gerade bei sensiblen Gesundheitsdaten – nicht rechtssicher gestalten. Zudem müsste die betroffene Person nach Art. 13 DSGVO informiert werden. Dies ist im besten Fall erst nach der Übergabe an den Boten möglich. Der Art. 13 Abs. 1 DSGVO lautet jedoch:

„Werden personenbezogene Daten bei der betroffenen Person erhoben, so teilt der Verantwortliche der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten Folgendes mit […].“ (eigene Hervorhebung)

In einer so konfliktträchtigen Situation sollte der Verantwortliche keine weiteren Angriffsflächen schaffen.

Kombiniertes Verfahren mit internem Zeugen: Interne Zeugen können das betreffende Dokument vor den Augen des externen Boten in den Umschlag stecken. Der Bote stellt das ihm inhaltlich unbekannte Dokument dann zu. Ist der Betroffene nicht anzutreffen, sind zusätzlich Fotos oder Videos vom Einwurf in den Briefkasten anzufertigen. Wird dieser Prozess sorgfältig dokumentiert, kann er vor Gericht einen erheblichen Beweiswert für eine formal korrekte Zustellung entfalten, da der Inhalt durch Mitarbeiter bezeugt wird und der Zugang durch den externen Boten.

Fazit

Das BAG hat mit Urteil vom 07.05.2026 bestätigt, dass Ein- und Auslieferungsbelege eines Einwurf-Einschreibens keinen Anscheinsbeweis für den Zugang eines Dokuments begründen – mit der Folge, dass eine krankheitsbedingte Kündigung mangels nachweisbarer BEM-Einladung scheiterte. Da auch einfache E-Mails und externe Boten keinen rechtssicheren Zugangsbeweis liefern, empfehlen sich für die Praxis insbesondere die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher, die persönliche Übergabe durch interne HR-Mitarbeiter oder ein kombiniertes Verfahren mit internen Zeugen und fotografischer Dokumentation des Briefkasteneinwurfs durch den Boten.