Bewerbung mit Aktenbeilage

Eine Beschäftigte bewirbt sich bei einer Behörde. Die Behörde möchte im Rahmen des Bewerbungsverfahrens Einsicht in die Personalakte nehmen, die beim bisherigen – privaten – Arbeitgeber geführt wird. Darf der bisherige Arbeitgeber die Akte herausgeben?

Genau diese Frage wird in einem Beitrag im Forum der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) von Nutzenden diskutiert.

Auch Bewerberdaten sind Beschäftigtendaten

§ 26 BDSG ist eine Rechtsgrundlage, die den Arbeitgeber zur Datenverarbeitung von Beschäftigten berechtigt. Danach dürfen personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. § 26 Abs. 8 BDSG stellt ausdrücklich klar, dass auch Bewerbende als Beschäftigte im Sinne dieser Vorschrift gelten.

Maßgeblich ist das Wort erforderlich. Es dürfen nur diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für den konkreten Zweck tatsächlich benötigt werden.

Bei einer Bewerbung darf der Arbeitgeber Informationen vom Bewerbenden anfordern, die diesen in die Lage versetzen, die fachliche und persönliche Eignung der Person für die ausgeschriebene Tätigkeit zu beurteilen. Die komplette Personalakte des bisherigen Arbeitgebers ist hierfür aber zu viel des Guten.

Personalakte ist mehr als erforderlich

Genau dieses Problem hat die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI) bereits in ihrem Jahresbericht 2024 aufgegriffen. Die Aufsichtsbehörde berichtet, dass es im öffentlichen Dienst lange üblich gewesen sei, von Bewerbenden pauschal die Einwilligung in die Einsicht ihrer bisherigen Personalakte zu verlangen. Teilweise seien sogar Übersichten über Fehlzeiten der vergangenen Jahre mitübersandt worden. Eine Personalakte kann neben dienstlichen Beurteilungen, Zeugnissen oder Fortbildungsnachweisen auch Informationen über Krankheitstage, gesundheitliche Einschränkungen, Familienstand, frühere Bewerbungsunterlagen oder andere, für die konkrete Stellenbesetzung irrelevante Sachverhalte enthalten. Nach Auffassung der Aufsichtsbehörde dürfen viele dieser Informationen für die Auswahlentscheidung gerade nicht verwendet werden. Selbst das Grundgesetz hilft hier den Behörden nicht weiter. Zwar steht in Art. 33 Abs. 2 GG, dass die Auswahl sich grundsätzlich an Eignung, Befähigung und fachliche Leistung knüpfen soll. Daraus lässt sich aber auch nicht der Schluss ziehen, dass die gesamte Akte zu übersenden ist.

Die BlnBDI empfiehlt deshalb, die Unterlagen direkt von den Bewerbenden zu verlangen und nicht die gesamte Personalakte anzufordern.

Einwilligung ist keine mögliche Hintertür

In der Praxis wird das Problem häufig über eine Einwilligung zu lösen versucht. Doch gerade im Bewerbungsverfahren ist diese Rechtsgrundlage problematisch. Eine Einwilligung muss nach der DSGVO freiwillig erfolgen. Eine echte Wahl besteht nur dann, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung verweigern oder widerrufen kann, ohne deshalb Nachteile befürchten zu müssen. Bei der Beurteilung der Freiwilligkeit muss insbesondere die Abhängigkeit im Beschäftigungsverhältnis berücksichtigt werden. Eine freiwillige Einwilligung nach § 26 Abs. 2 BDSG kann allerdings eher in Betracht kommen, wenn Beschäftigte einen rechtlichen oder wirtschaftlichen Vorteil erhalten oder beide Seiten gleichgerichtete Interessen verfolgen.

Stellt man als Arbeitgeber aber in Aussicht, dass ein Bewerbungsverfahren nicht weiterverfolgt wird, wenn keine Einsicht in die komplette Personalakte gewährt wird, dann ist dies wirtschaftlich nachteilig für die Bewerbenden und in diesem Fall kann eine Einwilligung nicht als freiwillig gelten.

Und wenn der bisherige Arbeitgeber die Daten übermittelt?

Wenn der bisherige Arbeitgeber aufgefordert wird, eine Personalakte zu übermitteln, ist dieser für die Datenverarbeitung in Form der Übermittlung rechtlich verantwortlich. § 26 Abs. 1 BDSG erlaubt dem bisherigen Arbeitgeber Datenverarbeitungen, die für das bestehende Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind. Die Unterstützung einer Bewerbung bei einem anderen Arbeitgeber gehört regelmäßig nicht zu diesen Erfordernissen. Denkbar ist deshalb eine ausdrückliche Einwilligung der (ehemals) beschäftigten Person nach § 26 Abs. 2 BDSG. Gerade wenn die Person selbst darum bittet, ganz bestimmte Unterlagen an den potenziellen neuen Arbeitgeber weiterzugeben, kann die Interessenlage eine andere sein als bei einer vom neuen Arbeitgeber verlangten pauschalen Personalaktenfreigabe.

Aber auch eine solche Einwilligung macht aus einer vollständigen Personalakte keine erforderliche Bewerbungsunterlage. Der Empfänger muss seinerseits rechtfertigen können, warum er die erhaltenen Informationen benötigt. Dabei hat er die Erforderlichkeit zu beachten und der bisherige Arbeitgeber muss prüfen, ob die Erforderlichkeit eingehalten wird.

Besonderheiten im öffentlichen Dienst

Ganz ausschließen lässt sich eine Übermittlung von Personalakten im öffentlichen Dienst allerdings nicht. Für Beamt*innen bestehen spezielle beamtenrechtliche Vorschriften. Für Bundesbeamt*innen regelt bspw. § 111 Bundesbeamtengesetz (BBG), unter welchen Voraussetzungen Personalaktendaten an andere Behörden übermittelt werden dürfen. Eine Übermittlung kann unter bestimmten Voraussetzungen etwa innerhalb desselben Geschäftsbereichs zur Vorbereitung oder Durchführung einer Personalentscheidung zulässig sein. Allerdings ist Satz 4 der Vorschrift zu beachten. Danach ist von einer Übermittlung der Personalakte abzusehen, wenn eine Auskunft ausreicht. Auch das Beamtenrecht folgt damit im Ergebnis einem Erforderlichkeits- und Datenminimierungsgedanken.

Fazit

Eine Personalakte ist keine Bewerbungsmappe. Sie enthält deutlich mehr Informationen über eine beschäftigte Person, als ein neuer Arbeitgeber wissen muss. Daher ist eine pauschale Einsicht in eine vollständige Personalakte aus datenschutzrechtlicher Sicht abzulehnen. Daran ändert auch eine Einwilligung nichts, wenn bei Ablehnung im Raume steht, im Bewerbungsprozess nicht (weiter) berücksichtigt zu werden. 

Daher ist es regelmäßig der bessere Weg, Informationen direkt beim Bewerbenden anzufordern.