Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD) hat im Mai 2026 ein Arbeitspapier veröffentlicht, in dem er Hintergründe und Praxistipps zur Vernichtung und Entsorgung von Datenträgern gibt.
Zwar richtet sich das Dokument an öffentliche Stellen, die Ausführungen dürften jedoch auch für Unternehmen interessant sein. Wir möchten in diesem Beitrag einen Blick auf die Empfehlungen des BayLfD werfen.
Hintergrund
Personenbezogene Daten sind nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dann zu löschen, wenn sie zur Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind. Eine Ausnahme davon gilt beispielsweise, wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine längere Speicherung vorgeben.
Ist der Zweck also nicht mehr gegeben bzw. liegt ein gesetzlicher Löschungsgrund vor und bestehen auch keine Ausnahmen von der Löschpflicht, sind personenbezogene Daten nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu löschen. Löschen meint dabei das Unkenntlichmachen von personenbezogenen Daten. Durch das Löschen von Daten muss also ein Rückschluss auf betroffene Personen aus eben jenen Daten verhindert werden. Das bedeutet, dass das Löschverfahren so konzipiert sein sollte, dass gelöschte personenbezogene Daten auch zukünftig keiner Person mehr zuordenbar sein können.
Durchführung der Vernichtung und Entsorgung von Datenträgern
Jede verantwortliche Stelle sollte ein Konzept entwickeln, in dem der Prozess zur Entsorgung und Vernichtung dokumentiert ist. Bei der Konzeptionierung sollte darauf geachtet werden, dass das erforderliche Sicherheitsniveau möglichst einfach umgesetzt werden kann. Ein überaus komplexer Prozess könnte die Umsetzung der sicheren Entsorgung und Vernichtung gefährden.
Ist ein Datenträger nicht mehr einsatztauglich, ist dieser zu vernichten. Dabei ist zu beachten, dass die technische Vernichtung geeignet sein muss für den konkret in Rede stehenden Datenträger. Es muss in Abhängigkeit der Sensibilität der personenbezogenen Daten auf dem Datenträger geprüft werden, welche Mindestanforderungen bzw. weiteren technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen werden müssen, damit eine datenschutzkonforme Vernichtung möglich ist.
Es ist grds. möglich, dass Datenträger durch die verantwortliche Stelle selbst entsorgt werden. Denkbar ist jedoch auch die Beauftragung eines hierauf spezialisierten Dienstleisters. Mit Dienstleistern zur Entsorgung bzw. Vernichtung von Datenträgern sind entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge nach Maßgabe des Art. 28 DSGVO zu schließen.
Das bedeutet, dass verantwortliche Stellen sich konkrete Gedanken machen sollten, wie sie ihren Vernichtungs- und Entsorgungsprozess gestalten möchten. Neben der Frage der Auslagerung des Prozesses ist es wichtig, dass sich Verantwortliche bewusst sind, wie viele Datenträger in welchen Abständen zu entsorgen sind bzw. über welche Sensibilität die darauf gespeicherten (personenbezogenen) Daten verfügen.
Daher ist der Bestimmung der Schutzklasse sowie der Sicherheitsstufe besondere Bedeutung beizumessen. Welche Normen zu dieser Bestimmung relevant sein können, führt der BayLfD insb. in Kapitel 3 „Normen zur Datenträgervernichtung“ auf.
Wichtig ist, dass die verantwortliche Stelle ihren organisatorischen Ablauf so gestaltet, dass ein solches Sicherheitsniveau gewährleistet wird, das der Schutzklasse und Sicherheitsstufe ausreichend Rechnung trägt.
Entsorgung von Papierunterlagen
Neben der Entsorgung von Datenträgern sollte auch die Entsorgung von Papierunterlagen konzeptionell geregelt und dokumentiert werden.
Um eine sichere Entsorgung zu ermöglichen, muss es Beschäftigten einfach und schnell möglich sein, Unterlagen in Papierform mit personenbezogenen Daten zu entsorgen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass Unterlagen mit personenbezogenen Daten nicht im regulären Müll landen. Stattdessen ist ein Schreddern mit entsprechender Sicherheitsstufe zu empfehlen oder die Nutzung eigens dafür bereitgestellter Datentonnen. Sofern beispielsweise ein Schreddern nicht unmittelbar möglich ist, muss zuvor eine sichere – d. h. der Schutzklasse und Sicherheitsstufe entsprechende – Aufbewahrung bis zum Schreddern gegeben sein.
Konzept zu Entsorgung und Vernichtung
Der BayLfD gibt konkrete Hinweise, welche Inhalte sich im Konzept zum Prozess zur Versorgung und Vernichtung wiederfinden sollten:
Initial sind die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für den Gesamtprozess festzulegen. Zudem ist zu berücksichtigen, welche Arten von Datenträgern und in welcher Menge zur Entsorgung bzw. Vernichtung vorliegen. Dabei ist auch die Sensibilität der darauf enthaltenen Daten zu berücksichtigen und es sind entsprechende Schutzklassen bzw. Sicherheitsstufen zu definieren.
Wenn Datenträger vor der Entsorgung zwischengelagert werden müssen, sind unter Berücksichtigung erforderlicher technischer und organisatorischer Maßnahmen entsprechende Aufbewahrungsorte zu definieren. Dabei ist insbesondere auf eine Zugangsbeschränkung zu den Aufbewahrungsorten bzw. Verschluss der Daten zu achten.
Es ist zudem festzuhalten, ob ein externer Dienstleister eingesetzt werden soll und wenn ja, wie die Entsorgung durch diesen erfolgt. Bei entsprechender Beauftragung ist auf die Eignung des Dienstleisters für den konkreten Auftrag zu achten und entsprechend zu prüfen. Zudem wäre ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen und zu dokumentieren. Sofern kein externer Dienstleister beauftragt werden soll, ist das interne Vorgehen zu definieren und zu dokumentieren.
Nach erfolgter Vernichtung ist jeweils ein Vernichtungsnachweis anzufordern, der gegengeprüft und abgelegt werden sollte.
Darüber hinaus ist die Schulung von Beschäftigten im Konzept niederzuschreiben, es ist hier festzuhalten, in welchen regelmäßigen Abständen entsprechende Sensibilisierungen zur Datenträgerentsorgung vorzunehmen sind.
Abschließend ist aufzunehmen, dass das Konzept selbst regelmäßig im Hinblick auf aktuelle Gegebenheiten und ggf. Verbesserungspotential zu prüfen ist.
Fazit
Auf die Entsorgung bzw. Vernichtung von personenbezogenen Daten in Papierform bzw. auf Datenträgern ist ein besonderes Augenmerk zu legen. Es kann hier zu gravierenden Fehlern kommen, die dem Grundsatz der Speicherbegrenzung zuwiderlaufen können. Gerade den technischen und organisatorischen Maßnahmen kommt hier eine hohe Bedeutung zu. Die Maßnahmen sind so zu wählen und zu implementieren, dass die Entsorgung und Vernichtung im Hinblick auf die Sensibilität der Daten sichergestellt ist bzw. vorgelagert unberechtigte Zugriffe ausgeschlossen werden.
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