Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Entwurf eines Zweiten Kassengesetzes beschlossen. Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz sollen ab 2028 grundsätzlich ein elektronisches Kassensystem einsetzen und der Papierbon soll dem elektronischen Beleg weichen. Neu ist eine Ausnahme für geringe Barumsätze, die auch Kanzleien und Steuerberatungen entlasten kann, im Wortlaut aber Fragen aufwirft.
Was der Regierungsentwurf zur Kassenpflicht vorsieht
Der Regierungsentwurf trägt den Titel „Entwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen“. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) spricht vom Zweiten Kassengesetz. Kern ist ein neuer § 146b der Abgabenordnung in der Entwurfsfassung (AO-E). Der bisherige § 146b wird ersetzt durch
- § 146b (Kassenpflicht; Verordnungsermächtigung),
- § 146c (Inverkehrbringen von Manipulationsprogrammen für elektronische Aufzeichnungssysteme) und
- § 146d (Kassen-Nachschau).
Nach § 146b AO-E müssen Steuerpflichtige, die einen land- und forstwirtschaftlichen oder gewerblichen Betrieb unterhalten oder freiberuflich tätig sind, ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, wenn ihr Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG 100.000 Euro im Kalenderjahr überschreitet.
Das System muss den Anforderungen des § 146a AO entsprechen, also insbesondere durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein und Daten nach der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV-K) erzeugen. Zu erfassen sind nach der Begründung alle Vorgänge, die nicht per Lastschrift oder Überweisung über ein Konto abgewickelt werden, also vor allem Bar- und Kartenzahlungen. Wer die Umsatzgrenze bereits 2026 überschreitet, muss ab dem 1. Januar 2028 eine Kasse einsetzen. Bei erstmaliger Überschreitung ab 2027 beginnt die Pflicht am 1. Juli des Folgejahres. Sie endet erst, wenn die Voraussetzungen zwei Kalenderjahre in Folge nicht mehr vorliegen (§ 146b Abs. 2 und 3 AO-E, Art. 101a Abs. 3 und 4 EGAO-E).
Ausnahmen kann das BMF mit Zustimmung des Bundesrates per Rechtsverordnung bestimmen (§ 146b Abs. 5 AO-E). In Betracht kommen nach Angaben des BMF etwa Vertrauenskassen, die Direktvermarktung in Landwirtschaftsbetrieben sowie Wochen- und Jahrmärkte (vgl. BMF). Daneben ist eine Befreiung im Einzelfall nach § 148 AO möglich (§ 146b Abs. 4 AO-E).
Kassenpflicht für Kanzleien und Steuerberatungen
Der Referentenentwurf vom 5. August 2026 knüpfte allein an den Gesamtumsatz an. Der Deutsche Anwaltverein (DAV) hielt das für unverhältnismäßig. Er forderte, die Umsatzgrenze auf Bargeldumsätze zu beziehen und regulierte freie Berufe auszunehmen. Das BMF kündigte damals an, die Lage von Berufsgruppen mit sehr geringen Barumsätzen im Verordnungsverfahren zu prüfen, wie bspw. beck-aktuell berichtete. Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) verlangte in einem Schreiben an das BMF vom 26. August 2026 eine Ausnahme für die Anwaltschaft.
Der Regierungsentwurf greift die Kritik teilweise auf. Neu ist § 146b Abs. 1 Satz 2 AO-E: „Steuerpflichtige, die Barzahlungen annehmen und deren Umsatz mit Bargeld unter 12 000 Euro im Kalenderjahr liegt, fallen nicht unter die Kassenpflicht nach Satz 1.“ Nach dem Wortlaut kommt es allein auf den Umsatz mit Bargeld an, Kartenzahlungen zählen bei der Grenze also nicht mit. Eine eigene Ausnahme für Anwaltschaft oder Steuerberatung enthält der Entwurf nicht; freiberuflich Tätige nennt er ausdrücklich.
Kanzleien und Steuerberatungen, die nur gelegentlich Bargeld annehmen und dabei im Kalenderjahr unter 12.000 Euro bleiben, dürften damit nicht kassenpflichtig werden. Die Ausnahme gilt nach der Begründung aber nur, „sofern ein Steuerpflichtiger auch Bargeld annimmt“. Einen Grund dafür nennt die Begründung nicht. Nach dem Wortlaut bleibt eine Kanzlei, die überhaupt kein Bargeld annimmt, ab 100.000 Euro Umsatz kassenpflichtig, obwohl über die Kasse allenfalls Kartenzahlungen und einzelne Barausgaben liefen. Dass geringe Bareinnahmen befreien, gar keine Bareinnahmen aber nicht, erscheint wenig stimmig und sollte im parlamentarischen Verfahren geklärt werden. Bleibt es dabei, kommt für solche Kanzleien eine Befreiung nach § 146b Abs. 4 AO-E in Verbindung mit § 148 AO in Betracht. Wer Bargeld annimmt, sollte die Barumsätze je Kalenderjahr gesondert auswerten.
Die Kassenpflicht gehört ins Compliance-Managementsystem
Wer ab 2028 trotz Kassenpflicht vorsätzlich oder leichtfertig kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet und dadurch eine Steuerverkürzung ermöglicht, handelt ordnungswidrig (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 AO-E). Nach der Begründung droht ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro. Schon ab dem Quartal nach der Verkündung soll außerdem ordnungswidrig handeln, wer einen Beleg nicht oder nicht rechtzeitig zur Verfügung stellt. Bislang ist ein solcher Verstoß nicht bußgeldbewehrt. Ab 2028 gilt das auch für elektronische Belege, die nicht richtig bereitgestellt werden (§ 379 Abs. 2 Nr. 1g AO-E).
Neu ist ein Straftatbestand in § 374a AO-E: Wer Manipulationsprogramme für Kassen gewerbsmäßig in den Verkehr bringt, soll mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe bestraft werden. Schon der Einsatz eines solchen Programms soll mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe bedroht sein, ohne dass nach der Begründung eine Steuerhinterziehung nachgewiesen werden muss. Beide Tatbestände sollen ab dem Quartal nach der Verkündung gelten. Zudem sollen Daten, die dem Steuergeheimnis unterliegen, in Strafverfahren wegen bestimmter Wirtschaftsstraftaten nach § 74c GVG leichter offenbart und verwendet werden dürfen (§ 30 Abs. 4 Nr. 4 lit. c, § 393 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 AO-E).
Für die Geschäftsleitung ist die Kasse damit kein reines Buchhaltungsthema. Sie sollte klare Zuständigkeiten für Auswahl und Betrieb des Kassensystems festlegen, das Personal an der Kasse anweisen und regelmäßig kontrollieren. Dazu gehören die Mitteilungen an das Finanzamt, ab 2028 auch zum Wechsel einer TSE (§ 146a Abs. 4 AO-E). Ein steuerliches innerbetriebliches Kontrollsystem kann nach dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung ein Indiz gegen Vorsatz oder Leichtfertigkeit sein, ersetzt aber nicht die Prüfung des Einzelfalls (AEAO zu § 153 AO, Nr. 2.6, eingefügt durch das BMF-Schreiben vom 23. Mai 2016).
Wer heute eine offene Ladenkasse führt, sollte die Umstellung früh planen. Der Regierungsentwurf geht von rund 114.000 offenen Ladenkassen aus. Er setzt für eine stationäre Kasse rund 575 Euro und für eine Kasse in der Cloud rund 500 Euro an, hinzu kommen jährlich 93 Euro je TSE sowie Kosten für Wartung oder Lizenzen.
Kassenpflicht und Datenschutz beim elektronischen Beleg
Ab dem 1. Januar 2028 ersetzt eine Belegbereitstellungspflicht die bisherige Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO-E). Sie trifft alle, die Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen, nicht nur Betriebe oberhalb der Umsatzgrenze. Der Beleg ist in einem standardisierten Datenformat bereitzustellen, den Weg gibt der Entwurf nicht vor. Die Begründung nennt einen QR-Code auf dem Bildschirm, einen Download-Link, NFC, E-Mail oder ein Kundenkonto. Annehmen muss niemand den elektronischen Beleg. Der Anspruch auf eine Quittung nach § 368 BGB bleibt bestehen, einen Papierbeleg muss das Unternehmen nach der Begründung aber nur noch auf Wunsch ausgeben.
Zum Datenschutz äußert sich die Begründung nicht, obwohl je nach Weg personenbezogene Daten anfallen. Ein QR-Code am Kassendisplay, den die Begründung unter Berufung auf das Statistische Bundesamt für die praktikabelste Lösung hält, kommt ohne Namen oder Kontaktdaten aus. Liegen die Belege, wie die Begründung annimmt, bei Unternehmen oder Dienstleistern zum Abruf bereit, fallen beim Abruf aber technische Daten wie die IP-Adresse an. Beim Versand per E-Mail, über eine App oder in ein Kundenkonto kommen weitere Daten hinzu. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) sollte es deshalb immer eine Variante ohne Namen und Kontaktdaten geben. Für den Belegversand erhobene E-Mail-Adressen dürfen nur mit Einwilligung oder in den engen Grenzen des § 7 Abs. 3 UWG für Werbung genutzt werden. Welche Fehler dabei in der Praxis passieren, zeigt unser Beitrag „Handtücher nur gegen E-Mail-Werbung“.
Läuft die Bereitstellung über einen Dienstleister, etwa ein Belegportal oder eine Kasse in der Cloud, ist in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig. Kanzleien und Steuerberatungen müssen zudem das Berufsgeheimnis wahren. Erhält der Anbieter Zugang zu Mandatsinformationen, gelten § 43e BRAO bzw. § 62a StBerG. Namen aus der Mandantschaft oder Einzelheiten zum Mandat gehören in Kassendaten und Belege nur, soweit das Steuerrecht es verlangt.
Fazit und Ausblick
Der Regierungsentwurf geht nun in das parlamentarische Verfahren und ist als zustimmungsbedürftiges Gesetz angelegt. Nach der Begründung sollen Kassenpflicht und Ausnahmen fünf Jahre nach Inkrafttreten evaluiert werden, dabei soll auch eine generelle Kassenpflicht geprüft werden. Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz sollten die Umstellung jetzt einplanen, sofern sie nicht verlässlich unter 12.000 Euro Barumsatz bleiben, und die Kassenführung in ihr Compliance-Managementsystem aufnehmen. Kanzleien und Steuerberatungen sollten ihre Zahlungswege dokumentieren und die Klärung der Ausnahme verfolgen. Wer elektronische Belege einführt, sollte eine Variante ohne Namen und Kontaktdaten anbieten.
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