Alle vier Jahre stehen Betriebsratswahlen an. Auch in diesem Jahr werden von März bis Mai in der ganzen Republik neue Betriebsräte gewählt.
Der Wahlvorstand kümmert sich
So eine Wahl will natürlich richtig organisiert werden. Diese Aufgabe obliegt dem sogenannten Wahlvorstand, der extra dafür bestellt wird. Auch wenn die Mitglieder des Wahlvorstands Mitglied des Betriebsrats sind, handelt es sich um zwei unterschiedliche Gremien.
Die Arbeitgeberseite hat mit dem Wahlvorstand in der Regel den ersten Kontakt, wenn dieser eine Liste aller im Betrieb beschäftigten Personen verlangt. Häufig kommt dann die Frage auf, ob das Unternehmen eine solche Liste mit Daten aller Beschäftigten überhaupt herausgeben darf. Die Antwort auf diese Frage findet sich in § 2 Abs. 2 der Wahlordnung (WO): „Der Arbeitgeber hat dem Wahlvorstand alle für die Anfertigung der Wählerlisten erforderlichen Auskünfte zu erteilen […]“
Welche Daten sind auszuhändigen?
Der Arbeitgeber ist daher verpflichtet, dem Wahlvorstand die notwendigen Daten zur Verfügung zu stellen. Dabei handelt es sich meist um Vor- und Nachnamen, Geschlecht und Geburtsdatum der Beschäftigten. Leiharbeitnehmer*Innen sind dabei separat auszuweisen, ebenso leitende Angestellte. In Fällen, in denen unklar ist, ob ein Wahlrecht besteht, beispielsweise bei leitenden Angestellten oder freien Mitarbeitenden, kann es notwendig sein, dass dem Wahlvorstand noch weitere Daten zur Verfügung gestellt werden, mit denen eine Zuordnung möglich ist. Der Wahlvorstand muss auf Grundlage dieser Daten die sogenannte Wählerliste erstellen, die für die BR-Wahl ganz entscheidend ist.
Zusätzlich kann es notwendig sein, dass dem Wahlvorstand für die Briefwahl auch die privaten Adressen der Beschäftigten mitgeteilt werden. Es ist anzunehmen, dass in diesem Jahr durch Home-Office und Kurzarbeit deutlich mehr Fälle von Briefwahl anfallen. Eine Briefwahl für alle Beschäftigten ist in der Regel jedoch nicht möglich, da Briefwahl nur für die Beschäftigten stattfinden kann, die sich am Wahltag voraussichtlich nicht im Betrieb aufhalten werden. Wie genau dabei die Grenzen zu ziehen sind, wie z. B. mit Beschäftigten umzugehen ist, die nur an zwei Tagen pro Woche im Home-Office sind, sollte aus arbeitsrechtlicher Perspektive noch einmal näher beleuchtet werden. Klar ist, dass dem Wahlvorstand auch für die Klärung der Frage, wer überhaupt briefwahlberechtigt ist, Daten übermittelt werden müssen.
Wahlvorstand und Betriebsrat sind nicht identisch
Ganz wichtig ist bei der Datenübermittlung rund um die Wahl, dass diese Daten nur an den Wahlvorstand und nicht an den Betriebsrat übermittelt werden.
Michael
Wie beurteilen sie das veröffentlichen der Wählerliste mit Anrede, sortiert nach Anrede, beginnend mit Herr, als pdf-Datei im Intranet?
Ines Bock
Hallo Michael,
die Antwort auf diese Frage findet sich ganz eindeutig im Gesetz, genauer gesagt in § 3 WO. Demnach soll die ausgelegte Wählerliste den Vor- und Nachnamen enthalten und in alphabetischer Reihenfolge geführt werden. Außerdem soll die Wählerliste nach Geschlechtern getrennt sein.
Außerdem ist es möglich, dass die Wählerliste elektronisch veröffentlicht wird - also beispielsweise als PDF-Datei im Intranet. Zusätzlich ist es aber immer zwingend notwendig, dass die Wählerliste auch physisch im Betrieb ausgelegt wird.
Die von Ihnen beschriebene Situation ist also rechtskonform, sofern die Liste nicht ausschließlich als PDF-Datei veröffentlicht wird.
Viele Grüße
Ines Bock
Jörg
Hallo Frau Bock,
das die Wählerliste möglicherweise veröffentlicht wird umfasst aber nicht den Umstand das dabei Privatadressen mit veröffentlicht werden. Hier halte ich die Pflicht zur Datensparsamkeit für unbedingt zu beachten. Für ein Wählerverezichnis im Unternehmen ist daher die Veröffentlichung der Privatadressen nicht notwendig, da die Wähler ja Teil der Belegschaft sind. Das eine Wählerliste veröffentlicht werden muss, beinhaltet nicht die Pflicht der Veröffentlichung von privaten Adressdaten sondern lediglich von Abteilungs und ggf. Standortdaten der Wähler. Hier sollte man unbedingt eine DSFA bzw. Risiko Abwägung machen, sollten diese privaten Adressdaten Teil der Wählerliste sein. Ich persönlich halte die Veröffentlichung dieser privaten Adressdaten für kritisch, da ja eine Kommunikation über ausschließlich dienstliche Kommunikationswege stattfinden kann.
Ines Bock
Hallo Jörg,
da haben Sie natürlich ganz Recht. Die Veröffentlichung von Privatadressen ist strikt verboten. Dies würde nicht nur einen Verstoß gegen das Datenschutzrecht, sondern meines Erachtens auch direkt gegen die Wahlordnung darstellen. Auch das Geburtsdatum darf nicht veröffentlicht werden, das ist ausdrücklich in § 2 Abs. 4 WO geregelt.
Die veröffentlichte Wählerliste soll ausschließlich Vor- und Nachnamen sowie das Geschlecht enthalten. Deswegen sollte selbst bei Abteilungs- und Standortdaten kritisch hinterfragt werden, ob diese Angabe tatsächlich notwendig ist.
Insgesamt ist strikt zu trennen zwischen der Wählerliste, die der Wahlvorstand für die Vorbereitung der Wahl erstellt und der ausgelegten Wählerliste.
Viele Grüße
Michael
Korrekt! Von einer Veröffentlichung von Privatadressen auf der Wählerliste war auch nicht die Rede.
Ines Bock
Ich muss mich korrigieren: Die entsprechende Regelung findet sich in § 2 WO, genauer gesagt in den Absätzen 1 und 4.
Heinz
Wir hatten die Diskussion, ob der Wahlvorstand im Datenschutz geschult sein muss um sein Amt auszuüben. Wie beurteilen Sie das?
Jörg
Es ist auf jeden Fall ratsam die Mitglieder des Wahlvorstands im Bereich Datenschutz speziell zu schulen und auch noch einmal auf das Datengeheimnis zu verpflichten, insbesondere vor dem Hintergrund das unter Umständen private Adressdaten der Beschäftigten verarbeitet werden und somit durchaus eine Offenlegung dieser Daten im Rahmen der Briefwahl stattfindet. Das betrifft insbesondere auch die Notwendigkeit das die bereitgestellten Daten nur verschlüsselt auf Servern und nicht lokal gespeichert werden dürfen und weitergehende Maßnahmen aus dem Bereich des DLP erforderlich sind. Ein Datenleck ist hier unbedingt auszuschließen durch TOM
Ines Bock
Hallo Heinz,
das ist eine sehr gute Frage.
Die Mitglieder des Wahlvorstands haben das Recht Schulungen zu besuchen, die sie auf ihre Arbeit als Wahlvorstand vorbereiten. Gemäß § 20 Abs. 3 BetrVG muss der Arbeitgeber die Kosten dafür tragen. In diesem Rahmen ist es durchaus sinnvoll, dass die Mitglieder auch im Datenschutz geschult werden.
Die Mitglieder sind allerdings nicht dazu verpflichtet überhaupt Schulungen zu absolvieren, denn die einzige Voraussetzung für Wahlvorstände ist, dass die Mitglieder wahlberechtigt sind.
Folglich kann es auch keine Pflicht zur Teilnahme an einer Datenschutzschulung geben. Sinnvoll und im Interesse aller beteiligten Personen wäre eine solche Schulung aber durchaus.
Viele Grüße
Ines Bock
Heinz
Das kann ich nicht nachvollziehen. Ein Wahlvorstand verarbeitet zudem Beschäftigtendaten und ggf. auch Privatadressen von Beschäftigten. Art. 5 DS-GVO rechtfertigt die Schulungspflicht beim Verarbeiten von personenbezogenen Daten. Meiner Meinung nach müssen alle an der Verarbeitung von personenbezogenen Daten Beteiligten im Datenschutz geschult sein, somit auch ungeschulte Mitglieder eines Wahlvorstands.
DPO
Grundsätzlich ist es sinnvoll, dass der Wohlvorstand eine separate Schulung erhält. Aber auch der Betriebsrat (zumindest nach der Wahl).
Unser BR aber auch die Betriebsleitung haben beantragt, jährlich eine auf den Betriebsrat zugeschnittene Datenschutz-Schulung vom DPO bzw. aus dem Datenschutz zu erhalten. Es hat sich gezeigt, dass dies sehr gut ankommt und sehr erfolgreich ist. Mit der jährlichen Schulungen werden immer aktuelle Themen besprochen und auch Nachrücker gut erreicht.
Jeder DPO (insbesondere die internen DPOs) sollten dem BR und auch dem Wahlvorstand eine solche auf sie zugeschnittene Schulung anbieten. In der Regel wird das Angebot sehr gerne angenommen.
Rainer
Servus, darf ein Arbeitgeber dem Wahlvorstand Personendaten mitteilen,
mit Auscheidungsende, Zeitvertragsende der Wahlberechtigten? Ist die genannte Mitarbeiterzahl zum Zeitpunkt der Veröfftlichung des Wahlauschreibens massgebend für die Bestimmung der Betriebsratsgröße. z.B.106 Wahlberechtigte = 7 Bertriebsratsmitglieder oder gibt es Aussnahmen , dass der Wahlvorstand 5 Betriebsratsmitglieder festlegt. Es ist kein Saisonbetrieb.
Daniela Windelband
Hallo Rainer,
leider ist es uns aus rechtlichen Gründen nicht erlaubt Rechtsberatung anzubieten.
Wir bitten um dein Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Deine Blogredaktion
Frau Mustermann
Liebes Datenschutz-Notizen Nord Team,
ist es noch zeitgemäß, dass das Geschlecht auf den Wählerlisten veröffentlicht wird? Was wird mit dieser Information gemacht? Welche Wirkung hat dies auf die Kollegen, wenn eine Kolleg*in per aushang oder EmailListe geoutet wird als drittes Geschlecht? Wann beginnt der Minderheitenschutz?
Ines Bock
Hallo Frau Mustermann,
§ 2 Abs. 1 WO legt ausdrücklich fest, dass die Wählerliste nach Geschlechtern getrennt aufzustellen ist. Hintergrund ist, dass damit die Geschlechterquote ermittelt wird, mit der für das Minderheitsgeschlecht eine Mindestsitzanzahl berechnet wird. Das Minderheitsgeschlecht bezieht sich hier übrigens nur auf Männer und Frauen, nicht auf das Dritte Geschlecht.
Da das Gesetz die Aufteilung nach Geschlechtern vorsieht, wäre es streng nach Wortlaut zulässig auch Personen des Dritten Geschlechts separat auszuweisen. Ein erzwungenes Outing ist damit aber natürlich nicht zu rechtfertigen! In diesen Fällen sollte der Wahlvorstand Alternativen prüfen und im Zweifel natürlich Rücksprache mit den Betroffenen halten.
Im Datenschutzrecht ist das Geschlecht – und auch nicht das Dritte Geschlecht – übrigens keine besonders geschützte Angabe. Eine Diskriminierung aufgrund des Geschlechts ist aber nach dem AGG verboten.
Viele Grüße
Ines Bock
Jens
Hallo, Frau Bock,
wie verhält es sich mit der Pflicht des Arbeitgebers, private Adressen von Mitarbeitenden an den Wahlvorstand auszuhändigen, wenn einzelne Mitarbeitende ausdrücklich wünschen, dass ihre Privatadresse nicht weitergegeben wird?
Ines Bock
Hallo Jens,
das hängt davon ab, ob für die jeweiligen Mitarbeitenden Briefwahl durchgeführt wird, denn der Wahlvorstand benötigt die Privatadressen (nur) für die Versendung der Briefwahlunterlagen. Wenn die betroffenen Beschäftigten aber im Betrieb wählen, werden die Privatadressen nicht benötigt.
Viele Grüße
Ines Bock
Luis
Darf jemand aus dem Wahlvorstand sich gleichzeitig zur Wahl stellen?
Daniela Windelband
Hallo Luis,
aus rechtlichen Gründen dürfen wir keine Rechtsberatung anbieten, wir bitten um Ihr Verständnis. Fragen wer sich zur BR Wahl aufstellen lassen darf sind in § 8 BetrVG geregelt.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Blogredaktion
Ritter
Hallo,
Ich habe ein Schreiben für die Betriebsratwahl bekommen und frage mich ob es erlaubt ist meinen Nachnamen 3 Ehe+ Geburtsnamen+Nachnahmen 1 Ehe +Nachnahmen 2 Ehe auf dem Umschlag zu schreiben.