Connected Experience oder „Verbundene Erfahrungen“ wie es auf Deutsch heißt, führt bei Datenschützern regelmäßig zu fragenden Blicken. Verwenden wir das? Wer braucht dieses Programm? Kann das abgestellt werden?
Als Teil der M365 Suite ist Connected Experience keine eigenständige Anwendung, wie Word oder Excel. Es ist keine im Hintergrund versteckte Anwendung, welche allein für die Administration der Systeme verwendet werden kann, wie beispielsweise Entra ID oder Conditional Access. Connected Experience ist von jedem ein bisschen und daher nur schwer zu greifen. Es ist überall präsent, ohne dass man es bemerkt und es soll dem User das Leben einfacher machen. Connected Experience ist überwiegend in den Office Programmen integriert und von dort auch nicht wegzudenken.
In diesem Blogbeitrag soll der Blick auf die verschiedenen Gruppen der Features gerichtet werden, damit die damit einhergehenden Risiken, Aufwände und Einstellungsmöglichkeiten erkannt und bewertet werden können.
Was ist Connected Experience?
Auf seiner eigenen Website liefert Microsoft eine gute Erläuterung zu Connected Experience. Es geht jedoch über die sonst bekannten Programmbeschreibungen hinaus, welche man zu anderen Anwendungen kennt. Wer sich mit Connected Experience auseinandersetzen muss, wird schnell feststellen, dass hier in Summe (aktuell) 85 einzelne Funktionen oder Programmfeatures inkludiert sind. Hierzu zählen unter anderem die „@mention“ Funktion, welche uns die Kommunikation sowie das Zuweisen von Aufgaben erleichtert oder auch die „Office-Hilfe“ die man über den Shortcut „F1“ aufrufen kann.
Die Liste der verschiedenen Funktionen sortiert Microsoft selbst. Es wird danach unterschieden, ob die Funktionen Office-Inhalte analysiert, online Inhalte herunterlädt oder „Weitere“-Funktionen beinhaltet. Allein diese Gliederung lässt aus datenschutzrechtlicher Sicht diverse Risiken erahnen.
„Verbundene Erfahrung, die Ihre Inhalte analysieren“ greifen auf die im Office-Programm eingegebenen Daten zu und verwenden diese für verschiedene Zwecke. Regelmäßig erfolgt die Analyse, wenn der User eine bestimmte Funktion verwenden möchte. Ein passendes Beispiel ist die „Laut vorlesen“ Funktion sowie der „Translator“. Der User bestimmt den hier zu verarbeitenden Text bzw. Datensatz. Das Auslösen der relevanten Datenverarbeitung erfolgt durch das Zutun des User und kann durch diesen auch unterbunden werden. Aus datenschutzrechtlicher Sicht kann somit noch erkannt werden, ob eine Datenverarbeitung stattfindet. Bei PowerPoint kann sich diese Analyse jedoch verselbständigen, wenn keine entsprechenden Maßnahmen ergriffen wurden. Der hier verfügbare PowerPoint-Designer analysiert die Bilder oder Texte der jeweiligen Folie und erstellt zur Analyse passende Folienvorschläge. Dabei ist es gar nicht notwendig, dass der User die Vorschläge aktiv anfordert oder auslöst.
„Verbundene Erfahrung, die Onlineinhalte herunterladen“ sind nicht auf vorhandene Daten in den Office-Anwendungen angewiesen. Vielmehr werden Daten aus dem Web heruntergeladen, welche dem User vorgeschlagen werden. Hierzu zählen neben den Cloud-Schriftarten auch die Office-Hilfe oder die Wetterleiste. Dass letztere auch einen brauchbaren Wetterbericht bietet, hängt natürlich von den voreingestellten Standorten/Standortdatennutzungsberechtigungen ab.
Die „Weiteren verbundenen Erfahrungen“ sind überwiegend für die Zusammenarbeit und die liebgewonnenen Funktionen in M365 verantwortlich. Insbesondere das gemeinsame Erstellen von Dokumenten bzw. deren gleichzeitige Bearbeitung wird über diese Funktionsgruppe ermöglicht. Ebenso gehören die Vertraulichkeitsbezeichnungen bei Dokumenten oder die Freigabemöglichkeiten zu den hier umfassten Funktionen. Die Tatsache, dass verschiedene Funktionen in dieser Gruppe aufgenommen wurden, schließt nicht aus, dass diese dennoch personenbezogenen Daten in den Systemen analysieren (Posteingang mit Relevanz) oder externe Inhalte herunterladen (LinkedIn Visitenkarte) können.
Welche Einstellungsfunktionen gibt es?
Aus datenschutzrechtlicher Sicht wird es fast unmöglich sein, all diese Funktionen zu prüfen und die notwendigen Informationen zu sammeln, damit den Dokumentationspflichten entsprochen werden kann. Allein die Beantwortung der Fragen danach, ob alle Dienstleistungen durch die geschlossenen Service-Agreements abgedeckt sind und in welchem Teil der Welt diese Datenverarbeitungen stattfinden, wird die verfügbaren Kapazitäten übersteigen.
Davon ausgehend, dass verschiedene Anwendungen durchaus ihre Daseinsberechtigung haben und andere Funktionen, aus anderen Gründen sehr hilfreich sein können, haben die Verantwortlichen die Möglichen, den Funktionsumfang bereits technisch einzugrenzen.
In der Grundeinstellung werden den Usern alle „Verbundenen Erfahrungen“ zur Verfügung stehen. Als Administrator können entsprechende Einschränkungen vorgenommen werden, welche die Verfügbarkeit der Funktionen oder Feature reduzieren. Dabei werden vier Grundeinstellungen von Microsoft über die Richtliniengestaltung bereitgestellt:
Analysen in Office zulassen
Herunterladen von Onlineinhalten erlauben
Weitere verbundene Erfahrungen zulassen
Alle Funktionen zulassen
Damit orientieren sich die Einstellungsmöglichkeiten eng an den vorher verwendeten Kategorien. Jedoch gibt es auch hier immer noch Ausnahmen, worauf Microsoft selbst hinweist. Ebenso wird die vollständige Deaktivierung der Verbundenen Erfahrungen nicht dazu führen, dass auch alle Funktionen deaktiviert werden. Für die Office-Anwendungen relevanten Funktionen werden weiterhin aktiv sein. Es gilt nur zu ermitteln, welche das sein werden.
Ergebnis
Der „unbewusste“ Einsatz von Connected Expereince kann zu datenschutzrechtlichen Risiken führen, da die einzelnen Funktionen in ihren Details nicht bekannt sind und die Datenverarbeitungen nicht vollumfänglich nachvollzogen werden können. Ebenso ist die Dokumentation der Vielzahl an Anwendungen sehr aufwendig. Die Verantwortlichen können sich mit einem eingeschränkten Funktionsumfang hier etwas Luft verschaffen, ohne dabei alle Features des M365 Angebots aufgeben zu müssen. Allerdings wird auch hier die Aufklärung der Funktionsumfänge und der tatsächlich noch aktiven Programmelemente Zeit in Anspruch nehmen.
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